Avviksmelding på byggeplassen: slik melder og lukker dere avvik

Hva er et avvik?

På en byggeplass snakker man om to typer avvik. De håndteres på samme måte, men hører til ulike regelverk.

Arbeidstilsynet skriver i sin veiledning om avvik og avvikshåndtering at alle hendelser som innebærer brudd på regelverket, regnes som avvik. Det gjelder også nestenulykker der ingen ble skadet. Vanlige variasjoner i hverdagen er ikke avvik.

Mange firma tar også med feil og mangler som bare bryter med avtalen med kunden. Det er ikke et lovkrav, men det gir et godt grunnlag for å rette opp før overlevering.

Hva sier regelverket?

• Internkontrollforskriften § 5 nr. 7: Virksomheten skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av HMS-regelverket. Rutinene skal være skriftlige.
• Arbeidsmiljøloven § 2-3: Arbeidstaker skal straks si fra til arbeidsgiver og verneombudet om feil eller mangler som kan gi fare for liv eller helse, og melde fra hvis han eller hun blir skadet i arbeidet. Se § 2-3 andre ledd bokstav b og e.
• Arbeidsmiljøloven § 5-1 og § 5-2: Arbeidsgiver skal registrere personskader i arbeidet. Dør eller skades noen alvorlig i en arbeidsulykke, skal arbeidsgiver straks varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet, og bekrefte varselet skriftlig. Se § 5-2 og Arbeidstilsynets side om å melde ulykke.
• Byggesaksforskriften § 10-1 første ledd bokstav d: Foretak med ansvarsrett skal ha rutiner for å identifisere, behandle og lukke avvik fra krav i plan- og bygningsloven.

Direktoratet for byggkvalitet skriver i veiledningen til § 10-1 at små avvik som rettes på stedet, normalt ikke krever skriftlig dokumentasjon, og at slike avvik kan føres som kommentarer i sjekklistene. Avvik som først blir oppdaget ved kontroll eller tilsyn, skal behandles skriftlig.

Flyten: oppdag, meld, tiltak, lukk, lær

1. Oppdag. Hvem som helst på plassen kan oppdage et avvik: egne folk, underentreprenører, kunden eller en kontrollerende.
2. Sikre straks. Er det fare for liv eller helse, stopp arbeidet og sikre området før dere melder. Et hull i dekket dekkes til nå, ikke etter at meldingen er behandlet.
3. Meld, med bilde. Skriv kort hva, hvor og når. Ta bilde. Et bilde sier mer enn en lang beskrivelse og hindrer diskusjon senere. Meldingen bør kunne sendes fra telefonen på et minutt.
4. Finn årsaken. Arbeidstilsynet poengterer at avviket er årsaken, ikke skaden. Spør «hvorfor» til dere finner noe dere kan gjøre noe med. Eksempel: Noen skled på is. Avviket er ikke fallet, men at rutinen for strøing ikke ble fulgt.
5. Bestem tiltak. Ett tiltak som retter opp her og nå, og ett som hindrer at det skjer igjen. Sett navn og frist på begge.
6. Lukk. Den som er ansvarlig, bekrefter at tiltaket er gjort, gjerne med nytt bilde. Kvalitetsavvik som er påpekt av en kontrollerende, lukkes ved å rette avviket eller dokumentere at utførelsen er i samsvar med kravene, og kontrollerende får beskjed om hvilken løsning som er valgt. Se byggesaksforskriften § 12-4 bokstav l.
7. Lær. Gå gjennom avvikene jevnlig, for eksempel på et månedlig møte. Går samme type avvik igjen, må rutinen, sjekklisten eller SJA-en endres. Arbeidstilsynet anbefaler at avvikene brukes i risikovurderingen.

Eksempler på avviksmeldinger

Slik får dere folk til å melde avvik

Den vanligste svakheten er ikke skjemaet, men at ingen melder. Arbeidstilsynet skriver at ansatte må kunne stole på at ledelsen følger opp meldingene på en seriøs måte. Dette hjelper i praksis:

• Gjør det raskt. Melding fra telefonen, med bilde, uten innlogging som tar tid. Kan det ikke gjøres på et minutt, blir det ikke gjort.
• Gi svar. Den som melder, skal se hva som skjedde med meldingen. Ingen respons betyr ingen nye meldinger.
• Ikke straff budbringeren. Et avvik er informasjon om et system som svikter. Leter dere etter syndebukker, slutter folk å melde.
• Ros nestenulykker. De er gratis læring. Si det høyt på morgenmøtet når noen har meldt en.
• Gjør det på eget språk. Har dere utenlandske arbeidere, må det være enkelt å melde på et språk de behersker.
• Lederen melder selv. Når daglig leder melder egne observasjoner, blir det normalt.
• Vis tallene. Antall meldte og lukkede avvik per måned. Mange meldinger er et tegn på at systemet virker, ikke at plassen er farlig.

Typiske feil

• Avviket lukkes uten at årsaken er funnet, så det skjer igjen.
• Ingen eier tiltaket, og fristen glipper.
• Meldinger ligger i en e-post eller på en lapp og blir aldri registrert.
• Bare personskader meldes, ikke nestenulykker og forhold.
• Kvalitetsavvik rettes, men ingen bilde eller notat tas, så dere kan ikke dokumentere det senere.

Avviksrutinen er en del av internkontrollen. Er dere i tvil om hva som må varsles eller dokumenteres i en konkret sak, kan dere kontakte Arbeidstilsynet.

Slik gjør du det i Svilla

I Svilla melder alle på laget avvik fra telefonen med bilde, også på sitt eget språk. Leder får meldingen, setter tiltak og følger det opp til avviket er lukket.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Svilla, en app for timeføring, sjekklister og HMS i små byggfirma. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Arbeidstilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.