Hva er internkontroll i et byggfirma?
Internkontroll er firmaets system for helse, miljø og sikkerhet (HMS). Det skal sikre at dere planlegger og gjør jobben i tråd med HMS-reglene. Kravet står i internkontrollforskriften og i arbeidsmiljøloven § 3-1. Den som er ansvarlig for virksomheten, skal sørge for at internkontrollen innføres og følges, i samarbeid med de ansatte (§ 4).
Internkontrollen gjelder firmaet. På hver byggeplass kommer i tillegg byggherrens SHA-plan. Relevante deler av den skal inn i internkontrollen deres. Se guiden om SHA-plan.
Hva krever internkontrollforskriften § 5?
§ 5 lister opp åtte punkter. Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risiko og størrelse. Punkt 4 til 8 skal minst være skriftlige.
| Nr. | Krav | Skriftlig? |
|---|---|---|
| 1 | Ha tilgang til aktuelle lover og forskrifter og oversikt over de viktigste kravene | Nei |
| 2 | Sørge for at de ansatte har nok kunnskap og ferdigheter | Nei |
| 3 | Sørge for at de ansatte medvirker | Nei |
| 4 | Fastsette mål for HMS | Ja |
| 5 | Ha oversikt over organisasjonen: hvem har ansvar, oppgaver og myndighet | Ja |
| 6 | Kartlegge farer, vurdere risiko og lage planer og tiltak | Ja |
| 7 | Ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på kravene | Ja |
| 8 | Overvåke og gjennomgå internkontrollen systematisk | Ja |
Hva betyr antall ansatte?
Internkontrollforskriften har ingen egen grense for antall ansatte. Kravet om skriftlige punkter 4–8 gjelder også et firma med to ansatte. Størrelsen avgjør hvor omfattende systemet må være. Noen andre regler i arbeidsmiljøloven henger derimot sammen med antall ansatte:
| Ansatte | Hva gjelder | Hjemmel |
|---|---|---|
| Alle | Bygg- og anleggsfirma skal være knyttet til godkjent bedriftshelsetjeneste | Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 13-1 |
| Alle | Arbeidsgiveren skal selv gjennomgå opplæring i HMS-arbeid | Arbeidsmiljøloven § 3-5 |
| Færre enn 5 | Dere kan skriftlig avtale en annen ordning enn verneombud. Arbeidstilsynet kan likevel kreve verneombud | Arbeidsmiljøloven § 6-1 |
| 5 eller flere | Det skal velges verneombud | Arbeidsmiljøloven § 6-1 |
| Mellom 10 og 30 | Arbeidsmiljøutvalg skal opprettes hvis en av partene krever det | Arbeidsmiljøloven § 7-1 |
| Minst 30 | Det skal være arbeidsmiljøutvalg | Arbeidsmiljøloven § 7-1 |
Slik lager du internkontroll: steg for steg
- Samle regelverket. Lag en kort liste over regler som gjelder dere: arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften, byggherreforskriften, forskrift om HMS-kort og forskrift om utførelse av arbeid. Lenk til Lovdata. Det dekker punkt 1.
- Skriv mål for HMS. Få, konkrete mål. Eksempel: «Ingen fraværsskader i år», «Alle avvik lukkes innen 14 dager», «Alle ansatte har gyldig HMS-kort og stillasopplæring».
- Beskriv hvem som har ansvar. Et enkelt organisasjonskart: daglig leder, prosjektleder eller formann, verneombud, bedriftshelsetjeneste. Skriv hva hver rolle har ansvar for, for eksempel hvem som melder avvik videre og hvem som bestiller HMS-kort.
- Kartlegg farer og vurder risiko. Gå gjennom jobbene dere faktisk gjør. Følg de fire stegene Arbeidstilsynet beskriver: kartlegg, vurder sannsynlighet og konsekvens, planlegg og sett i gang tiltak, og evaluer. Skriv ned resultatet og en handlingsplan med ansvarlig og frist.
- Lag rutine for avvik. Hvordan meldes et avvik, hvem følger det opp, hvordan lukkes det, og hvordan lærer dere av det? Se guiden om avviksmelding på byggeplassen.
- Sørg for opplæring og medvirkning. Gå gjennom HMS-rutinene med alle ansatte, også nye og innleide. Involver verneombudet i risikovurderingen.
- Gjennomgå systemet jevnlig. Forskriften krever systematisk overvåking og gjennomgang, men sier ikke hvor ofte. Mange små firma gjør det én gang i året, og ellers ved endringer som ny type oppdrag, nytt utstyr eller en ulykke. Skriv ned hva dere fant og hva dere endret.
Eksempel på risikovurdering
| Arbeidsoperasjon | Fare | Tiltak | Ansvarlig |
|---|---|---|---|
| Taktekking | Fall fra høyde | Rekkverk eller sikringsline, sjekk før start | Formann |
| Kapping av betong | Støv (kvarts) | Vannkjøling eller avsug, åndedrettsvern | Den som utfører |
| Bæring av gipsplater | Belastningsskader | Løftehjelp, bære to og to | Prosjektleder |
| Riving i eldre bygg | Asbest | Kartlegging før riving | Daglig leder |
For enkeltjobber med høy risiko kan dere i tillegg bruke sikker jobbanalyse (SJA).
Hvor mye dokumentasjon er nok?
Arbeidstilsynet skriver at dokumentasjonen skal stå i forhold til størrelsen på virksomheten og arbeidet, og at det ikke kreves noen bestemt mal. Et eksempel: Et tømrerfirma med 3 ansatte som gjør rehabilitering av boliger, kan klare seg med noen få sider. Én side med mål og ansvar, en risikovurdering for de fem–seks vanligste jobbene, en avviksrutine på en halv side og et kort referat fra årets gjennomgang. Det som betyr noe, er at innholdet stemmer med jobbene dere gjør, og at de ansatte kjenner det.
Mal-liste: dette bør HMS-systemet i et lite firma inneholde
- Liste over aktuelle lover og forskrifter
- HMS-mål for året
- Organisasjonskart med ansvar og oppgaver
- Avtale med godkjent bedriftshelsetjeneste
- Verneombud, eller skriftlig avtale om annen ordning hvis dere er færre enn 5
- Risikovurdering per type arbeid, med handlingsplan
- Rutine for avviksmelding og oppfølging
- Oversikt over opplæring, kompetanse og sertifikater
- Rutiner for verneutstyr, kjemikalier og arbeidsutstyr
- Rutine for oppfølging av sykefravær (arbeidsmiljøloven § 3-1)
- Referat fra siste gjennomgang av systemet
- Bekreftelse på at ansatte har lest rutinene
Typiske feil
- Kjøpt perm som ingen har lest. Arbeidstilsynet skriver at det er innholdet i dokumentasjonen som er avgjørende, ikke formen.
- Generell risikovurdering. Den må handle om jobbene dere gjør, ikke om bygg generelt.
- Ingen gjennomgang. Systemet er laget for fem år siden og aldri oppdatert.
- Ansatte ikke involvert. Internkontrollen skal lages og brukes i samarbeid med de ansatte.
- Ingen bedriftshelsetjeneste. For bygg og anlegg er det et krav uansett størrelse.
Er du usikker på hva som gjelder for ditt firma, kontakt Arbeidstilsynet eller bedriftshelsetjenesten.
Slik gjør du det i Svilla
Svilla har en HMS-håndbok bygd på internkontrollforskriften § 5, der ansatte bekrefter at de har lest og forstått rutinene. Avvik meldes med bilde og følges opp i appen, og kompetanse og sertifikater registreres med varsel før utløp.
Vanlige spørsmål
Må et firma med to ansatte ha skriftlig internkontroll?
Ja. Internkontrollforskriften § 5 har ingen grense for antall ansatte. Punkt 4 til 8 skal være skriftlige, men systemet kan være enkelt i et lite firma.
Må et lite byggfirma ha bedriftshelsetjeneste?
Ja. Bygg og anlegg står på listen i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 13-1 over bransjer som skal være knyttet til godkjent bedriftshelsetjeneste.
Hvor ofte må internkontrollen gjennomgås?
Forskriften krever systematisk overvåking og gjennomgang, men sier ikke hvor ofte. Mange gjør det årlig og ellers ved endringer.
Må vi ha verneombud?
Ja, som hovedregel. Med færre enn 5 ansatte kan dere skriftlig avtale en annen ordning (arbeidsmiljøloven § 6-1), men Arbeidstilsynet kan likevel kreve verneombud.
Er SHA-planen en del av internkontrollen?
SHA-planen er byggherrens plan for prosjektet. Etter byggherreforskriften § 18 skal dere ta relevante deler av den inn i egen internkontroll.
Kilder
Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Svilla, en app for timeføring, sjekklister og HMS i små byggfirma. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Arbeidstilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.