Bytte timeføringssystem: slik flytter dere uten å miste data

Dette må du ta vare på før du bytter timeføringssystem

Det gamle systemet inneholder opplysninger du er pålagt å ha. Sletter leverandøren dataene etter oppsigelsen, og du ikke har en kopi, mister du dokumentasjon du kan bli bedt om å vise fram i mange år.

Tre regler styrer hva du må ha med deg:

• Arbeidsmiljøloven § 10-7 krever en oversikt som viser hvor mye hver arbeidstaker har arbeidet. Den skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte.
• Bokføringsforskriften § 5-14, som gjelder for bygg og anlegg gjennom § 8-1-2, krever at timene føres per dag for hver ansatt og fordeles på intern tid og de enkelte oppdragene.
• Bokføringsforskriften § 8-1-5 sier at prosjektregnskap, underlag og timelister i bygge- og anleggsvirksomhet skal oppbevares i 10 år.

I tillegg sier bokføringsloven § 13 at regnskapsmaterialet skal være lesbart og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. En eksport du ikke klarer å åpne om fem år, oppfyller ikke det kravet.

Oppbevaringsreglene i bokføringsloven er vedtatt endret fra 1. januar 2027. Spør regnskapsføreren hva som gjelder for dere når dere arkiverer.

Steg for steg: slik bytter du timeføringssystem

1. Les avtalen med dagens leverandør. Finn oppsigelsestiden, eventuell bindingstid og datoen den siste betalte perioden slutter. Sjekk også hva som skjer med dataene etter oppsigelsen, hvilke formater du kan eksportere til, og om eksporten koster noe.
2. Be om dataene dine. Leverandøren behandler personopplysninger om de ansatte på vegne av firmaet. Etter personvernforordningen artikkel 28 nr. 3 bokstav g skal leverandøren slette eller tilbakelevere opplysningene etter ditt valg når tjenesten er levert. Be om tilbakelevering først, og godkjenn slettingen etterpå.
3. Velg byttedato ved starten av en lønnsperiode. Eksempel: Oppsigelsestiden er tre måneder. Du sier opp 1. august, går over til det nye systemet 1. oktober og kjører begge parallelt i oktober. Det gamle stenges 31. oktober, når den betalte perioden uansett er slutt.
4. Eksporter alt på dagsnivå. Ta med timer per ansatt per dag og prosjekt, start- og sluttider, overtid, fravær, godkjenninger og eventuelle endringer med kommentarer. Ta med både regneark (for videre bruk) og PDF (for arkiv).
5. Kontroller eksporten. Velg én måned og sammenlign summene med lønnsgrunnlaget. Hadde Ola 168,5 timer og 7,5 timer overtid i september, skal eksporten vise det samme.
6. Lag en arkivkopi. Lagre filene to steder, for eksempel i firmaets fellesområde og hos regnskapsføreren. Gi filene navn som «Timelister_2019-2026_eksport_2026-10-01». Bestem hvem som har ansvaret for arkivet.
7. Sett opp det nye systemet. Legg inn ansatte, prosjekter, lønnsarter og vanlig arbeidsdag. Importer det dere kan fra regneark i stedet for å taste inn alt på nytt.
8. Kjør parallelt i én lønnsperiode. Se neste avsnitt.
9. Gi opplæring før første dag i det nye systemet.
10. Avslutt det gamle. Når lønnen for parallellperioden er kjørt og arkivet er kontrollert, ber du skriftlig om at dataene slettes, og tar vare på bekreftelsen.

Parallell drift: hvor lenge og hvordan

Én hel lønnsperiode er som regel nok. Kortere gir deg ikke en full lønnskjøring å sammenligne. Lengre gir dobbeltarbeid, og folk slutter å føre i det ene systemet.

• De ansatte fører bare i det nye systemet. Leder eller kontoret fører de samme timene i det gamle, eller importerer dem dit, slik at lønnen kan kjøres som før.
• Sammenlign summene per ansatt hver fredag. Finner du avvik, skyldes de nesten alltid at pauser, overtidsgrense eller lønnsarter er satt opp forskjellig.
• Kjør lønn fra det gamle systemet denne ene gangen, og kontroller at det nye gir det samme lønnsgrunnlaget.

Eksempel: 8 ansatte, oktober. Det gamle systemet viser 1 312 timer, det nye 1 304. Avviket på 8 timer viser seg å være én ansatt med 30 minutters pause i det nye og ingen pause i det gamle, 16 arbeidsdager. Det rettes før november.

Opplæring av de ansatte

• Vis det på telefonen, på byggeplassen, i en kvarters tid. En e-post med brukerveiledning blir ikke lest.
• Sett språket for hver ansatt før første dag.
• Si tydelig hva som endres for dem: hvordan de stempler, hvem som godkjenner, og hvor de ser egne timer.
• Ha én kontaktperson de kan ringe den første uka.
• Informer de tillitsvalgte. Har det nye systemet posisjon eller andre kontrolltiltak, skal du drøfte det med dem så tidlig som mulig og informere de ansatte før det tas i bruk (arbeidsmiljøloven § 9-2). Les mer i Slik velger du timeføringsapp.

Typiske feil når firmaet bytter system

• Sier opp før eksporten er gjort. Noen leverandører stenger tilgangen samme dag som avtalen løper ut.
• Eksporterer bare månedssummer. Bokføringsforskriften krever timer per dag fordelt på oppdrag.
• Glemmer saldoene. Avspasering, opptjent fleksitid og feriedager må føres inn som startsaldo i det nye systemet.
• Bytter midt i en lønnsperiode. Da må to systemer slås sammen for samme lønnskjøring.
• Kaster papirtimelister for tidlig. Originalene skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, også når de er skannet.
• Ingen eier arkivet. Om sju år vet ingen hvor filen ligger.

Sjekkliste: bytte timeføringssystem

• Oppsigelsestid, binding og siste betalte dato er funnet
• Eksportformat og pris for eksport er avklart med leverandøren
• Byttedato er satt til starten av en lønnsperiode
• Timelister er eksportert på dagsnivå, per ansatt og prosjekt
• Overtid, fravær, godkjenninger og endringer er med
• Summene i eksporten stemmer med lønnsgrunnlaget for minst én måned
• Arkivkopi er lagret to steder, og noen har ansvaret for den
• Ansatte, prosjekter, lønnsarter og saldoer er lagt inn i det nye systemet
• De tillitsvalgte er informert (og det er drøftet med dem hvis det er kontrolltiltak)
• De ansatte har fått opplæring på telefonen
• En lønnsperiode er kjørt parallelt, og avvikene er rettet
• Det gamle systemet er sagt opp, og slettingen er bekreftet skriftlig

Er du usikker på hvor lenge noe skal oppbevares, spør regnskapsføreren. Gjelder det arbeidstid, kan du spørre Arbeidstilsynet.

Slik gjør du det i Svilla

Svilla har import fra regneark når dere bytter fra et annet system, så ansatte og prosjekter ikke må tastes inn på nytt. Arbeidstidsoversikten etter arbeidsmiljøloven § 10-7 kan lastes ned, og timer per prosjekt og lønnsgrunnlag kan eksporteres som regneark, så dere har alltid en kopi av dataene. Prisen er per firma, ikke per bruker, og dere kan teste gratis i 30 dager.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Svilla, en app for timeføring, sjekklister og HMS i små byggfirma. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Arbeidstilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.