Slik velger du timeføringsapp for byggfirma: 12 spørsmål å stille

Før du velger timeføringsapp

Loven krever ikke en app. Arbeidsmiljøloven § 10-7 krever en oversikt som viser hvor mye hver arbeidstaker har arbeidet, og Arbeidstilsynet skriver at det ikke er krav til hvordan registreringen skal gjøres. En timeregistrering-app for bygg skal altså spare tid og gi riktig grunnlag for lønn og faktura. Gjør den ikke det, er den ikke verdt pengene.

12 spørsmål å stille om timeføringsappen

1. Klarer en ny ansatt å føre en dag på under ett minutt?

Gi telefonen til den ansatte som er minst glad i apper. Klarer han å stemple inn, velge prosjekt og stemple ut uten hjelp, er appen enkel nok. Trenger han forklaring, kommer du til å få timelister i etterkant på lapper.

2. Finnes appen på de språkene dere snakker?

Har du polske, litauiske eller ukrainske fagarbeidere, bør appen vises på deres språk. Spør om hele appen er oversatt, eller bare menyene.

3. Virker den uten dekning?

I kjellere, tunneler og på hytteprosjekter er dekningen dårlig. Spør hva som skjer når den ansatte stempler uten nett: blir registreringen lagret og sendt senere, eller går den tapt?

4. Betaler du per bruker eller per firma?

Pris per bruker ser billig ut for et lite firma, men vokser hver gang du ansetter eller tar inn en lærling. Regn på det med ditt eget antall folk. Tallene under er bare et eksempel:

Spør også om lærlinger, innleide og ansatte i sesong regnes som egne brukere, og om noe koster ekstra, for eksempel eksport eller lønnsintegrasjon.

5. Hvor lang er bindingen og oppsigelsestiden?

En binding på 12 eller 24 måneder gjør det dyrt å bytte hvis appen ikke fungerer. Be om månedlig oppsigelse, eller i det minste en gratis prøveperiode som er lang nok til én lønnskjøring.

6. Kan du få ut alle data, på dagsnivå?

I bygge- og anleggsvirksomhet skal timelistene oppbevares i 10 år etter bokføringsforskriften § 8-1-5. Etter § 5-14 skal timene vises per dag, fordelt på intern tid og de enkelte oppdragene. Spør om du kan eksportere alt selv til regneark, når som helst, uten å be om det. Se også Bytte timeføringssystem.

7. Gir den en arbeidstidsoversikt etter aml § 10-7?

Arbeidstilsynet sier at registreringen bør vise navn, dato, daglig arbeidstid (start og slutt) og eventuell overtid (start og slutt). Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte. Spør om du kan laste den ned på sekunder, og om tillitsvalgte kan få innsyn uten å få tilgang til alt annet. Les mer i Oversikt over arbeidstid.

8. Varsler den før arbeidstidsgrensene brytes?

Etter arbeidsmiljøloven § 10-4 skal den alminnelige arbeidstiden ikke overstige 9 timer på 24 timer og 40 timer på sju dager. Etter § 10-8 skal den ansatte ha minst 11 timer sammenhengende fri i løpet av 24 timer. En app som varsler deg før grensene nås, er mer verdt enn en som bare viser bruddet etterpå.

9. Hvordan bruker appen posisjon?

Registrering av hvor de ansatte er, er et kontrolltiltak. Etter arbeidsmiljøloven § 9-1 må tiltaket ha saklig grunn og ikke være en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren. Etter § 9-2 skal du drøfte det med de tillitsvalgte så tidlig som mulig, og informere de ansatte om formål, gjennomføring og varighet før det settes i verk. Datatilsynet skriver at behandlingen av posisjonsdata må være nødvendig og proporsjonal. Spør derfor: Kan posisjon slås av? Registreres den bare når den ansatte stempler, eller hele tiden i bakgrunnen? Hvem ser den?

10. Hvor lagres dataene, og får du databehandleravtale?

Leverandøren behandler personopplysninger om de ansatte på vegne av firmaet. Da skal det være en databehandleravtale etter personvernforordningen artikkel 28. Den skal blant annet sikre at leverandøren sletter eller leverer tilbake dataene når avtalen slutter, etter ditt valg. Be om å få se avtalen før du skriver under.

11. Passer den til lønnskjøringen?

Spør hvilket format lønnsgrunnlaget kommer i, og vis det til regnskapsføreren før du bestemmer deg. Du trenger sum per ansatt og lønnsart for perioden: ordinære timer, overtid med riktig sats, tillegg og fravær. Les mer i Fra timeliste til lønn.

12. Viser den timer per prosjekt?

Timene er grunnlaget for faktura på regningsarbeid og for å se om fastprisjobber går med overskudd. Spør om du kan se timer per prosjekt underveis, og om leder kan godkjenne uka før den går til lønn og faktura.

Slik tester du en timeføringsapp før du bestemmer deg

1. Velg to apper, ikke fem. Bruk spørsmålene over til å sile.
2. Sett opp ett ekte prosjekt med to eller tre ansatte, gjerne en lærling og en som ikke snakker norsk.
3. Kjør i to uker. Følg med på hvor mange som fører hver dag uten å bli minnet på det.
4. Ta ut arbeidstidsoversikt og lønnsgrunnlag, og send det til regnskapsføreren.
5. Prøv å eksportere alt. Går det ikke i testperioden, går det ikke senere heller.
6. Spør de ansatte hva som var tungvint, før du skriver under.

Typiske feil når byggfirma velger timeføringsapp

• Velger etter funksjonslisten. Den appen med flest funksjoner er ofte den tyngste å bruke.
• Tester bare på kontoret. Appen må virke med hansker, i regn og uten dekning.
• Overser prisen per bruker. Regn på prisen med det antallet folk du har om to år.
• Tar i bruk posisjon uten å drøfte det. Kontrolltiltak skal drøftes med de tillitsvalgte og forklares for de ansatte før oppstart.
• Sjekker ikke eksporten. Du må ha timelistene i 10 år, uansett om leverandøren finnes da.

Sjekkliste: velge timeføringsapp

• Den svakeste brukeren klarer å føre uten hjelp
• Appen finnes på språkene dere bruker
• Stempling uten dekning blir lagret
• Prisen er regnet ut med ditt antall folk, med og uten vekst
• Binding og oppsigelsestid er kjent
• Full eksport på dagsnivå til regneark er testet
• Arbeidstidsoversikt etter aml § 10-7 kan lastes ned
• Tillitsvalgte kan få innsyn
• Varsel før arbeidstidsgrensene nås
• Posisjon er valgfri og bare knyttet til stempling, eller ikke i bruk
• Databehandleravtale er lest
• Regnskapsføreren har godkjent formatet på lønnsgrunnlaget

Er du usikker på om en løsning oppfyller reglene, sjekk tariffavtalen dere følger eller kontakt Arbeidstilsynet. For spørsmål om personvern kan du kontakte Datatilsynet.

Slik gjør du det i Svilla

Svilla har stempling inn og ut per prosjekt, varsel når timene nærmer seg arbeidsmiljølovens grenser og arbeidstidsoversikt etter § 10-7 som kan lastes ned. Posisjon er valgfri og registreres bare ved stempling, uten sporing i bakgrunnen. Appen finnes på 16 språk, og lønnsgrunnlag og timer per prosjekt kan eksporteres som regneark. Prisen er fra 490 kr i måneden eks. mva. for hele firmaet, ikke per bruker, og dere kan teste gratis i 30 dager.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Svilla, en app for timeføring, sjekklister og HMS i små byggfirma. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Arbeidstilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.