Timer per prosjekt: slik får dere kontroll på lønnsomheten

Hvorfor føre timer per prosjekt?

I et lite byggfirma er timene den største og mest usikre kostnaden. Materialene står på fakturaen fra grossisten, men timene finnes bare hvis noen fører dem riktig. Med timer per prosjekt kan du:

• Se lønnsomheten per jobb, ikke bare for firmaet samlet.
• Fakturere riktig på regningsarbeid, og dokumentere timene hvis kunden spør.
• Prise bedre neste gang, fordi du vet hva lignende jobber faktisk tok.
• Oppdage problemer tidlig, mens det fortsatt er mulig å gjøre noe.

Arbeidsmiljøloven krever uansett en oversikt over hvor mye hver arbeidstaker har arbeidet (§ 10-7). Når timene allerede føres, koster det lite ekstra å knytte dem til prosjekt.

Slik fører dere timer per prosjekt

1. Gi hvert prosjekt et nummer og et kort navn. For eksempel «2026-14 Bad Hansen». Det samme nummeret brukes på timer, varer og faktura.
2. Del store prosjekter i aktiviteter. Bruk de samme postene som i kalkylen, for eksempel riving, membran, flislegging og ferdigstilling. Ikke lag flere poster enn folk klarer å skille mellom på plassen.
3. Ha egne poster for tilleggsarbeid. Det kunden bestiller underveis, føres på egen post. Da er det enkelt å fakturere og dokumentere.
4. Før timene samme dag. Timer som føres en uke etterpå, blir anslag.
5. Før også indirekte tid. Kjøring, henting av materialer og rydding hører til prosjektet når det gjøres for prosjektet.

Se også guiden om timeliste for byggfirma.

Etterkalkulasjon: kalkyle mot faktisk

Etterkalkulasjon betyr at du sammenligner det du regnet med før jobben, med det jobben faktisk kostet. Gjør det per aktivitet, ikke bare for hele prosjektet. Da ser du hvor avviket oppstod.

Eksempel med tall

Fiktivt eksempel. Et firma pusser opp et bad til fastpris. Arbeidet er priset til 120 timer × kr 650 = kr 78 000. Firmaets egen kostnad per time (lønn, sosiale kostnader og andre kostnader per time) er satt til kr 450.

Slik blir regnestykket for arbeidet:

Jobben gikk ikke med tap, men over halvparten av dekningsbidraget forsvant. Nesten halvparten av avviket kom fra flisleggingen. Det kan bety at flisformatet var mer tidkrevende enn antatt, at underlaget måtte rettes, eller at kalkylen for flislegging generelt er for lav. Sjekk de siste badene: Er avviket der hver gang, bør satsen i kalkylen endres.

Regningsarbeid og fastpris

Timer per prosjekt brukes ulikt avhengig av hvordan jobben er priset.

Når kunden er forbruker, gjelder håndverkertjenesteloven for blant annet reparasjoner, vedlikehold, installasjoner og ombygging (§ 1). Tre regler er særlig viktige for timene:

• Prisoverslag: Har du gitt prisoverslag, skal prisen ikke overstige beløpet vesentlig, og i alle fall ikke med mer enn 15 prosent, med mindre en annen grense er uttrykkelig avtalt eller du har rett til pristillegg (§ 32 (2)).
• Pristillegg: Du kan kreve tillegg for tilleggsarbeid som ikke er omfattet av oppdraget, og for ekstra arbeid og materialer som skyldes uforutsette forhold på forbrukerens side (§ 33).
• Regning: Forbrukeren kan kreve regning som gjør det mulig å bedømme arten og omfanget av arbeidet og materialene. Er jobben ikke til fast pris, skal det gå frem hvordan prisen er regnet ut, og pristillegg skal angis særskilt (§ 36).

Fortsettelse av det fiktive eksemplet: Hadde badet vært regningsarbeid med et prisoverslag på kr 78 000, ville 150 timer × kr 650 gitt kr 97 500. Etter § 32 (2) kunne firmaet likevel i utgangspunktet ikke kreve mer enn kr 89 700 (78 000 + 15 prosent), med mindre noe av arbeidet var tilleggsarbeid etter § 33. Derfor lønner det seg å føre tilleggsarbeid på egen post fra første dag.

Ukentlig rutine for timer per prosjekt

En kort gjennomgang hver uke gir mer enn en stor gjennomgang når jobben er ferdig.

1. Mandag: Godkjenn forrige ukes timer. Sjekk at alle timer står på et prosjekt og en aktivitet.
2. Sammenlign med kalkylen: Hvor mange timer er brukt, og hvor mye av jobben er ferdig? Har 60 prosent av timene gått og bare halve jobben er gjort, er det et varsel.
3. Skill ut tilleggsarbeid: Er det kommet nye bestillinger fra kunden, før dem på egen post og avtal pris.
4. Fakturer regningsarbeid: Send faktura eller delfaktura mens timene er ferske.
5. Etterkalkuler ferdige jobber: Skriv ned avviket per aktivitet og én setning om årsaken.
6. Oppdater kalkylesatsene: Hver måned eller hvert kvartal, basert på de siste etterkalkulasjonene.

Typiske feil

• Alle timer føres på «diverse» eller på feil prosjekt fordi det er raskest.
• Tilleggsarbeid blandes med kontraktsarbeid og kan ikke faktureres.
• Etterkalkulasjonen gjøres bare når en jobb gikk dårlig, så du lærer ikke hva som fungerte.
• Kostnad per time regnes bare som timelønn, uten sosiale kostnader og andre faste kostnader.
• For mange aktiviteter, så folk gjetter hvor timene skal føres.

Dette er en oversikt, ikke juridisk rådgivning. Sjekk avtalen med kunden, og egen tariffavtale for lønnsforhold.

Timene per prosjekt kommer fra de samme registreringene som lønnen. Se guiden om lønnsgrunnlag fra timeliste.

Slik gjør du det i Svilla

I Svilla føres timer per prosjekt med stempling eller i etterkant, og varer brukt på prosjektet registreres samme sted. Timer per prosjekt kan eksporteres som regneark til etterkalkulasjon, og du kan sende kunden en rapport som PDF.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Svilla, en app for timeføring, sjekklister og HMS i små byggfirma. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Arbeidstilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.