Fra timeliste til lønn: slik lager dere lønnsgrunnlaget

Hva er et lønnsgrunnlag?

Et lønnsgrunnlag er en oversikt per ansatt for én lønnsperiode. Den viser antall timer og beløp fordelt på lønnsarter: ordinære timer, overtid, tillegg og eventuelle utgiftsdekninger. Lønnssystemet bruker grunnlaget til å beregne lønn, trekk, feriepenger og arbeidsgiveravgift, og til å lage a-meldingen.

Grunnlaget er aldri bedre enn timelisten det bygger på. Arbeidsmiljøloven krever at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye hver arbeidstaker har arbeidet (§ 10-7). Se guiden om timeliste for byggfirma for hvordan timene bør føres.

Slik lager du lønnsgrunnlaget fra timelisten, steg for steg

1. Sett frist for timeføring. Alle fører timer for perioden innen en fast dag, for eksempel mandag kl. 12 for uken før. Timer som føres etter fristen, tas med i neste lønnskjøring.
2. Godkjenn timene. Leder går gjennom hver ansatt: mangler det dager, er pauser trukket, stemmer prosjektet? Endrer du noe, si fra til den ansatte og forklar hvorfor.
3. Fordel på lønnsarter. Skill ordinære timer, overtid og tillegg. Se tabellen under.
4. Sjekk mot avtalene. Kontroller sats og tillegg mot arbeidsavtale, tariffavtale og eventuell allmenngjort minstelønn.
5. Overfør til lønnssystemet. Eksporter sum per ansatt og lønnsart, eller tast inn. Sammenlign totalen i lønnssystemet med totalen i timelisten.
6. Kjør lønn og lever a-meldingen. Den ansatte skal ha lønnsslipp, og a-meldingen skal leveres innen fristen.
7. Lås perioden. Etter lønnskjøring skal ingen endre timer i perioden. Feil rettes som korreksjon i neste periode.

Lønnsarter: slik deler du opp timene

Tillegget på 40 prosent regnes av den lønnen arbeidstakeren har for tilsvarende arbeid i vanlig arbeidstid. Hvilke timer som er overtid og hvilke satser som gjelder, avhenger av avtalt arbeidstid og tariffavtale. Se guiden om overtid.

Eksempel med tall

Fiktivt eksempel. En tømrer har timelønn kr 300. I perioden har han 150 ordinære timer, 8 timer overtid med 40 prosent tillegg og 2 timer overtid med 100 prosent tillegg etter tariffavtalen.

Det er disse linjene lønnssystemet trenger: én linje per ansatt og lønnsart, med timer og sats. Feriepenger beregnes senere av arbeidsvederlaget som er utbetalt i opptjeningsåret, med minst 10,2 prosent (ferieloven § 10 (2)). Tariffavtalen kan gi mer.

Sjekk mot avtaler og lovgrenser

Før du sender grunnlaget videre, gå gjennom denne listen:

• Sats: Er timelønnen den som står i arbeidsavtalen? Utfører den ansatte bygningsarbeid på byggeplass, må den være minst allmenngjort minstelønn. Se guiden om allmenngjort tariff.
• Overtidsgrenser: Overtid må ikke overstige ti timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer i løpet av 52 uker, med mindre det er gjort avtale eller gitt tillatelse etter aml § 10-6.
• Samlet arbeidstid: Samlet arbeidstid må ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av sju dager (§ 10-6 (8)). Grensen på 48 timer kan gjennomsnittsberegnes over åtte uker.
• Tillegg: Er alle tillegg avtalt, og er de med for riktig person?
• Prosjekt: Står alle timer på et prosjekt? Det trengs ikke for lønnen, men for etterkalkulasjonen (se guiden om timer per prosjekt).

Lønnsutbetaling og lønnsslipp

Hvis ikke annet er avtalt, skal lønn utbetales minst to ganger i måneden (aml § 14-15 (1)). Lønnen skal betales til arbeidstakerens konto via bank (§ 14-15 (2)). Ved utbetalingen, eller straks etter, skal arbeidstakeren få skriftlig oppgave over hvordan lønnen er beregnet, grunnlaget for feriepenger og trekk som er gjort (§ 14-15 (6)). Det er lønnsslippen. Bruk de samme lønnsartene på lønnsslippen som i timelisten, så den ansatte kan kontrollere selv.

A-meldingen: frist og innhold

A-meldingen er en månedlig melding til Nav, SSB og Skatteetaten om inntekt, arbeidsforhold og forskuddstrekk, og om arbeidsgiveravgift og finansskatt for virksomheten. Dette sier Skatteetaten om frister:

• Frist: den 5. i hver måned. Er den 5. en helg eller helligdag, er fristen første hverdag etter. Skatteetaten kan ikke gi utsatt frist.
• Lønn oppgis for den måneden utbetalingen er gjort, ikke måneden timene ble jobbet.
• Forskuddstrekk oppgis for den måneden trekket er gjort.
• Arbeidsforholdet rapporteres hver måned til og med måneden den ansatte slutter.
• Betaling av forskuddstrekk: fra 2026 senest første virkedag etter at lønn er utbetalt og trekk er gjort.
• Arbeidsgiveravgift betales samlet per termin. Første frist i året er 15. mars, deretter den 15. annenhver måned.

Lønn som betales ut 20. oktober, skal altså med i a-meldingen for oktober, med frist 5. november.

Typiske feil

• Timer som er ført etter fristen, blir borte eller kommer med to ganger.
• Overtid står som ordinær tid fordi ingen har sjekket avtalt arbeidstid.
• Leder endrer timer uten å si fra, og den ansatte oppdager det først på lønnsslippen.
• Gammel timelønn ligger i lønnssystemet etter lønnsøkning.
• Utgiftsdekning registreres som lønn og kommer med i feriepengegrunnlaget.
• Summen i lønnssystemet stemmer ikke med summen i timelisten, og ingen sammenligner.

Dette er en oversikt, ikke juridisk rådgivning. Sjekk egen tariffavtale, og kontakt Skatteetaten eller Arbeidstilsynet ved tvil.

Slik gjør du det i Svilla

I Svilla godkjenner leder uken, og arbeideren varsles med grunn hvis leder endrer timer. Overtid beregnes ut fra vanlig arbeidsdag, og lønnsgrunnlaget eksporteres som regneark med sum per ansatt og lønnsart, klart til å legges inn i lønnssystemet.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Svilla, en app for timeføring, sjekklister og HMS i små byggfirma. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Arbeidstilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.