Oversiktsliste på byggeplassen: krav og praktisk oppsett

Hva er en oversiktsliste på byggeplassen?

Oversiktslisten, ofte kalt mannskapsliste, skal vise hvem som arbeider på en bygge- eller anleggsplass. Kravet står i byggherreforskriften § 15. Med listen kan byggherren, verneombudet og myndighetene se hvem som er på plassen og hvem de jobber for.

Listen er ikke en timeliste. Den sier hvem som jobber på plassen, ikke hvor lenge. Arbeidstilsynet skriver at det ikke er krav om å registrere når folk kommer og går.

Hvem har ansvaret for oversiktslisten?

Byggherren skal sørge for at listen føres. I praksis skjer det på tre måter:

• Byggherren fører listen selv. Vanlig hos profesjonelle byggherrer med eget system.
• Oppgaven overføres til en virksomhet på plassen, som oftest hovedentreprenøren. Det skal gjøres ved skriftlig avtale. Byggherren har fortsatt ansvaret for at kravet følges.
• Byggherren kjøper tjenesten av en leverandør. Da kreves det databehandleravtale, fordi listen inneholder personopplysninger.

I utførelsesfasen skal koordinatoren for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø sørge for at listene føres, jf. byggherreforskriften § 14.

Er du underentreprenør, er det ikke du som fører listen. Men du må gi den som fører den riktige opplysninger om folkene dine før de begynner, og si fra når noen slutter eller nye kommer til.

Når byggherren er en privatperson

Byggherreforskriften gjelder ikke når byggherren er forbruker, bortsett fra kravet om forhåndsmelding i § 10. Det følger av forskriftens § 3. Bygger du bolig for en privatperson, gjelder altså ikke kravet om oversiktsliste. Kravet om HMS-kort gjelder likevel for folkene dine.

Hva skal oversiktslisten inneholde?

Etter § 15 skal listen ha disse opplysningene:

Har arbeidsgiveren søkt om HMS-kort, men kortet er ikke kommet, føres personen på listen uten kortnummer. Arbeidstilsynet kan da be om dokumentasjon på at det er søkt. Les mer om kortet i guiden om HMS-kort for bygg og anlegg.

Krav til føring, oppdatering og lagring

• Elektronisk. Listen skal føres elektronisk. Arbeidstilsynet skriver at det derfor må finnes PC, nettbrett eller lignende på plassen før arbeidet starter.
• Før oppstart. En virksomhet skal være registrert før den begynner å jobbe på plassen.
• Daglig. Listen skal kontrolleres og oppdateres daglig, og ellers når det skjer endringer.
• Tilgjengelig. Den skal kunne vises på forespørsel til arbeidsgiverne, verneombudet, Arbeidstilsynet og skattemyndighetene.
• Seks måneder. Listen skal oppbevares i seks måneder etter at arbeidet er avsluttet.
• Størrelse spiller ingen rolle. Kravet gjelder alle plasser forskriften omfatter, også når bare én virksomhet jobber der.

Byggherren er sjelden på plassen. Avtal derfor på forhånd hvem som kan vise frem listen ved tilsyn. Arbeidstilsynet nevner som eksempel at arbeidsgiveren kan åpne listen på mobilen og sende den til tilsynet. Listen trenger ikke leveres på papir på stedet. Tilsynet kan be om å få den tilsendt.

Oversiktsliste og timeliste: forskjellen

Timelisten kan ikke erstatte oversiktslisten, og omvendt. Som arbeidsgiver trenger du begge når du jobber for en profesjonell byggherre. Se også guiden om oversikt over arbeidstid.

Slik setter du opp oversiktslisten digitalt: steg for steg

Gjelder deg som hovedentreprenør som har fått oppgaven fra byggherren.

1. Få oppgaven skriftlig. Avtalen med byggherren skal si at du fører listen. Lag databehandleravtale hvis en ekstern leverandør er involvert.
2. Opprett listen for plassen. Legg inn plassens navn og adresse og byggherrens navn.
3. Krev opplysninger før oppstart. Be hver underentreprenør sende navn, fødselsdato og HMS-kortnummer for sine folk senest dagen før de kommer. Legg dette inn i kontrakten.
4. Kontroller HMS-kortene. Se at kortnummeret stemmer med kortet personen bærer, og at kortet ikke er utløpt.
5. Gjør en daglig kontroll. Fast rutine, for eksempel ved morgenmøtet: Er det nye folk på plassen? Har noen sluttet? Oppdater listen samme dag.
6. Gi tilgang på forhånd. Bestem hvem som kan vise listen ved tilsyn, også når du selv ikke er der.
7. Lagre etter avslutning. Ta vare på listen i seks måneder etter at prosjektet er ferdig. Opplysningene er personopplysninger og skal behandles etter personvernreglene.

Eksempel

Du har et næringsbygg med to underentreprenører: en elektriker med 4 mann og en rørlegger med 2. Du har selv 6 ansatte og leier inn 2 fra et bemanningsforetak. Listen skal da ha 14 personer. De to innleide føres med bemanningsforetaket som arbeidsgiver. Kommer en ny elektriker på onsdag, skal han stå på listen før han begynner.

Typiske feil

• Papirliste i brakka. Kravet er elektronisk føring.
• Bare egne folk på listen. Alle som utfører arbeid på plassen skal med, også underentreprenører og innleide.
• Innleide ført med feil arbeidsgiver. Bemanningsforetaket skal stå som innleievirksomhet.
• Ingen daglig kontroll. En liste som ble laget ved oppstart og aldri oppdatert, oppfyller ikke kravet.
• Muntlig avtale om ansvar. Overføring fra byggherren skal være skriftlig.
• Ingen kan vise listen ved tilsyn. Avtal tilgang før det skjer.

Er du i tvil om hva som gjelder på ditt prosjekt, kontakt Arbeidstilsynet.

Slik gjør du det i Svilla

I Svilla kan du henge opp en plasskode (QR) på byggeplassen. Den viser hvem som er på plassen. Under kompetanse og sertifikater kan du registrere HMS-kortene til de ansatte og få varsel før de utløper.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Svilla, en app for timeføring, sjekklister og HMS i små byggfirma. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Arbeidstilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.