Oversikt over arbeidstid: kravet i aml § 10-7 og slik oppfyller dere det

Hva sier arbeidsmiljøloven § 10-7?

Paragrafen er kort. Den har to setninger:

«Det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte.»

Kilde: arbeidsmiljøloven § 10-7. Loven sier ikke hvordan oversikten skal se ut. Det har Arbeidstilsynet beskrevet i sin veiledning om registrering av arbeidstid, og det er den du bør bygge oversikten etter.

Hva skal oversikten over arbeidstid vise?

Ifølge Arbeidstilsynet skal oversikten for hver arbeidstaker vise:

• navn
• dato
• daglig arbeidstid med start- og sluttidspunkt
• eventuell overtid med start- og sluttidspunkt
• pauser som regnes som arbeidstid, for eksempel når den ansatte ikke kan forlate arbeidsplassen eller det ikke finnes pauserom
• pauser den ansatte har krav på på grunn av overtid

Pauser som er fritid skal ikke regnes som arbeidstid, men det skal gå fram når de ble tatt. Bare overtid etter § 10-6 skal føres som overtid. Merarbeid innenfor 9 og 40 timer føres som vanlig arbeidstid.

Arbeidstilsynet presiserer også at:

• registreringen skal skje fortløpende, helst daglig
• oversikten skal være skriftlig, men kan føres på papir, i regneark, i app eller med stempling
• plikten gjelder uansett lønnsform, også fastlønn og akkord
• en arbeidsplan eller personalliste ikke erstatter oversikten, fordi den ikke viser faktisk arbeidstid
• oversikten skal være lett å forstå

Eksempel: én uke for én ansatt

Slik kan en uke se ut i oversikten. Tallene er bare et eksempel, og pausen er fri fordi det finnes brakke på plassen.

Uken gir 40,5 timer. Tirsdag er det 1 time ut over 9 timer, og den er overtid. De resterende 39,5 timene er innenfor 40 timer, så det er ingen ukeovertid. Med start, slutt og pause på hver linje kan både du, den ansatte og Arbeidstilsynet kontrollere tallene.

Hvem skal ha tilgang?

Har firmaet ikke tillitsvalgte, er det ingen å gi den tilgangen til. Men oversikten må uansett finnes, og den ansatte bør kunne se sine egne timer uten å måtte spørre.

Hvor lenge skal oversikten oppbevares?

Arbeidsmiljøloven setter ingen egen frist, men bokføringsreglene gjør det. I bygg- og anleggsvirksomhet gjelder dette: Etter bokføringsforskriften § 8-1-5 skal timelister, sammen med prosjektregnskap og underlag, oppbevares i 10 år. Opprinnelige timelister på papir skal i tillegg oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, selv om de er skannet (med unntak for enkelte revisjonspliktige). For andre bransjer er hovedregelen i bokføringsforskriften § 7-3 3 år og 6 måneder for timer for timelønnede og timer som faktureres.

Hva Arbeidstilsynet kan kontrollere

Arbeidstilsynet har uhindret adgang til steder som omfattes av loven (§ 18-4) og kan kreve opplysninger i den formen tilsynet bestemmer (§ 18-5). Følger dere ikke reglene, kan tilsynet gi skriftlig pålegg med frist (§ 18-6), og pålegget kan følges av tvangsmulkt (§ 18-7).

Still deg disse spørsmålene, som bygger på Arbeidstilsynets krav til registreringen:

1. Kan du vise oversikten for alle ansatte, også de med fastlønn?
2. Er den oppdatert i dag, eller blir den fylt ut i slutten av måneden?
3. Har hver dag start- og sluttid, ikke bare antall timer?
4. Er overtid ført med start- og sluttid?
5. Går det fram når pausene ble tatt, og om de er arbeidstid?
6. Er det en skriftlig rutine for hvem som registrerer og hvordan?
7. Kontrollerer du løpende at grensene for arbeidstid, overtid og hvile holdes?
8. Har ansatte du regner som ledende eller særlig uavhengige faktisk slike stillinger? Arbeidstilsynet skriver at det er oppgavene som avgjør, ikke tittelen.

Praktisk oppsett: slik oppfyller dere kravet

1. Velg ett system. Ett sted for alle timer, ikke papirlapper hos formannen og regneark på kontoret.
2. Skriv en kort rutine. Hvem fører, når det skal føres, hvem kontrollerer. Gå gjennom den med de ansatte og eventuelle tillitsvalgte. Arbeidstilsynet skriver at oversikten skal være en del av det systematiske HMS-arbeidet.
3. Før daglig med klokkeslett. Start, slutt, pause og overtid. Se guiden om timeliste for byggfirma for hvilke felt du trenger.
4. Godkjenn hver uke. Da oppdager du lange dager og for kort hvile mens det ennå går an å rette opp.
5. Gi innsyn. La hver ansatt se egne timer, og gi tillitsvalgte tilgang til oversikten.
6. Ha en eksport klar. Ber Arbeidstilsynet om oversikten, skal du kunne levere den for en valgt periode uten å sette den sammen for hånd.
7. Ta vare på den. 10 år i bygg og anlegg (bokføringsforskriften § 8-1-5).

Typiske feil

• Arbeidsplanen brukes som oversikt. Den viser hva som var planlagt, ikke hva som skjedde.
• Oversiktslisten på byggeplassen brukes som oversikt. Listen etter byggherreforskriften viser hvem som er på plassen, ikke arbeidstiden. Se guiden om oversiktsliste.
• Bare ukesum. Da kan du ikke vise at 9-timersgrensen og 11 timers hvile (§ 10-8) er holdt.
• Fastlønnede er utelatt.
• Ingen kontroll. Arbeidsgiver har ansvaret, også når de ansatte fører selv.

Har dere tariffavtale, kan den ha egne regler om registrering og tillitsvalgtes rettigheter. Sjekk den, og kontakt Arbeidstilsynet hvis du er i tvil.

Slik gjør du det i Svilla

Svilla lager arbeidstidsoversikten etter arbeidsmiljøloven § 10-7 fra timene de ansatte stempler eller fører, og den kan lastes ned. Tillitsvalgte kan få en egen rolle med innsyn, du godkjenner uken, og du får varsel når timene nærmer seg lovens grenser.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Svilla, en app for timeføring, sjekklister og HMS i små byggfirma. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Arbeidstilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.