Timeliste for byggfirma: slik fører dere timer riktig

Hva loven krever av en timeliste

Arbeidsmiljøloven sier ikke ordet «timeliste», men arbeidsmiljøloven § 10-7 krever at det finnes en oversikt over hvor mye hver arbeidstaker har jobbet. For de fleste små byggfirma er timelisten denne oversikten.

Arbeidstilsynet skriver i sin veiledning om registrering av arbeidstid at:

• all arbeidstid skal registreres skriftlig, også merarbeid og overtid
• registreringen skal skje fortløpende, helst daglig, og være oppdatert til enhver tid
• plikten gjelder uansett lønnsform: timelønn, fastlønn og akkord
• dere kan velge metode selv: papir, regneark, app eller stemplingssystem
• arbeidsgiver har ansvaret, også når de ansatte fører timene selv

En arbeidsplan erstatter ikke timelisten. Planen viser hva som var tenkt, timelisten viser hva som faktisk skjedde. Ansatte i ledende eller særlig uavhengig stilling er unntatt fra registreringsplikten (§ 10-12), men det gjelder svært få i et lite byggfirma.

Dette må en timeliste for byggfirma inneholde

Tabellen viser feltene du trenger, og hvorfor. De tre siste er ikke krav fra arbeidsmiljøloven, men fra bokføringsregelverket eller fra det praktiske behovet for å fakturere.

Slik fører dere timer riktig: steg for steg

1. Bestem hvem som fører. Enten fører hver ansatt selv, eller formann fører for laget. Skriv rutinen ned, slik at alle vet hvem som har ansvaret.
2. Før samme dag. Timer som skrives inn fredag ettermiddag for hele uken blir anslag. Gjør det til en vane å føre ved arbeidsdagens slutt, eller stemple inn og ut.
3. Før klokkeslett, ikke bare sum. «07:00–15:30, pause 30 min» er bedre enn «8 timer». Med klokkeslett kan du kontrollere hvile og overtid.
4. Fordel timene på prosjekt. Jobber noen på to byggeplasser samme dag, skal timene deles. Kjøring mellom plassene og tid på lager eller kontor føres som intern tid.
5. Marker overtid. Overtid etter loven er tid ut over 9 timer per døgn eller 40 timer per uke. Har dere en tariffavtale med kortere arbeidstid, kan overtidsbetaling starte tidligere.
6. Leder godkjenner uken. Gå gjennom timene hver uke før de går til lønn og faktura.
7. Rett feil åpent. Endrer leder en time, bør det gå fram hva som ble endret og hvorfor, og den ansatte bør få beskjed.

Pauser

Etter arbeidsmiljøloven § 10-9 skal den ansatte ha minst én pause når arbeidsdagen er over fem og en halv time. Er arbeidsdagen minst åtte timer, skal pausene til sammen være minst en halv time. Pausen regnes som arbeidstid hvis den ansatte ikke kan forlate arbeidsplassen fritt, eller hvis det ikke finnes tilfredsstillende pauserom. På en byggeplass uten brakke kan altså lunsjen være arbeidstid. Før derfor pausen som egen linje, og noter om den er fri eller arbeidstid.

Prosjekt og arbeidsordre

Tar firmaet betalt etter medgått tid, krever bokføringsforskriften § 5-14 at utførte timer dokumenteres for hver eier og ansatt, spesifisert per dag og fordelt på intern tid og kunder eller oppdrag. Dokumentasjonen skal være laget senest innen utløpet av måneden etter. Bruk samme prosjektnummer eller arbeidsordre på timelisten som på fakturaen, så slipper du å koble dem sammen etterpå. Les mer i guiden om timer per prosjekt.

Godkjenning: en fast ukerutine

Godkjenning hver uke gir deg mulighet til å rette feil mens folk husker hva de gjorde. En enkel sjekkliste for leder:

• Har alle ført alle dager de var på jobb?
• Stemmer timene med det du vet om prosjektene denne uken?
• Er noen over 9 timer en dag eller 40 timer i uken, og er overtiden markert?
• Har alle hatt minst 11 timer sammenhengende fri mellom to arbeidsdager (§ 10-8)?
• Er pauser ført, og er det riktig om de er fri eller arbeidstid?
• Er alle timer koblet til et prosjekt eller ført som intern tid?

Når uken er godkjent, er timelisten grunnlaget for lønn. Se fra timeliste til lønn for neste steg.

Hvor lenge skal timelister oppbevares?

Arbeidsmiljøloven setter ingen egen frist, men bokføringsreglene gjør det. I bygg- og anleggsvirksomhet gjelder dette: Etter bokføringsforskriften § 8-1-5 skal timelister, sammen med prosjektregnskap og underlag, oppbevares i 10 år. Opprinnelige timelister på papir skal i tillegg oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, selv om de er skannet (med unntak for enkelte revisjonspliktige). For andre bransjer er hovedregelen i bokføringsforskriften § 7-3 3 år og 6 måneder for timer for timelønnede og timer som faktureres.

Timelisten er ikke det samme som oversiktslisten på byggeplassen. Oversiktslisten etter byggherreforskriften § 15 viser hvem som arbeider på plassen, føres av byggherren og skal oppbevares i seks måneder etter at arbeidet er avsluttet.

Typiske feil i timelister

• Bare totalsum per uke. Uten dato og klokkeslett kan du ikke vise at grensene for arbeidstid og hvile er holdt.
• Fastlønnede fører ikke timer. Plikten gjelder også dem.
• Planlagte timer i stedet for faktiske. En timeliste som alltid viser 07–15 er en arbeidsplan, ikke en registrering.
• Pauser trekkes fra automatisk uten vurdering. Pausen kan være arbeidstid etter § 10-9.
• Timer føres i etterkant fra hukommelsen. Det gir feil både i lønn og faktura.
• Endringer uten spor. Når timer endres uten begrunnelse, svekkes tilliten, og du står svakere ved en uenighet.
• Timer uten prosjekt. Da vet du ikke hva jobbene faktisk kostet.

Er du i tvil om hva som gjelder for dere, sjekk tariffavtalen deres eller kontakt Arbeidstilsynet.

Slik gjør du det i Svilla

I Svilla stempler de ansatte inn og ut på mobilen eller fører timene i etterkant, per prosjekt, og pause foreslås automatisk. Overtid beregnes ut fra vanlig arbeidsdag, og du godkjenner uken. Endrer du timer, får den ansatte varsel med grunnen, og timer per prosjekt og lønnsgrunnlag kan eksporteres som regneark.

Om forfatteren. Terje Lien er lektor og grunnlegger av Svilla, en app for timeføring, sjekklister og HMS i små byggfirma. Guidene er faktasjekket mot lovtekst og veiledning fra Lovdata, Arbeidstilsynet og andre offentlige kilder, og oppdateres når reglene endres.